USM PULAU PINANG, 16 April 2022 – Dalam era transformasi digital masa kini, teknologi digital perlu berada dalam kehidupan seharian kita dalam pelbagai aspek termasuk sosialisasi dan pengurusan organisasi.

Justeru, Universiti Sains Malaysia (USM) melalui Pusat Transformasi Insan (PTi) menganjurkan Siri Syarahan Pentadbir USM: ‘Kecekapan Proses Kerja Melalui Pendigitalan’ yang diadakan secara dalam talian melalui aplikasi Webex.

Syarahan tersebut yang diadakan pada 12 April lalu menampilkan penceramah jemputan iaitu Ketua Timbalan Pendaftar Kanan Pejabat USM-Digital, Tuan Haji Yusoff Abdullah.

Dalam sesi berkenaan, Yusoff berkata, tajuk ini dipilih ekoran kepakaran beliau di dalam bidang pendigitalan serta keadaan semasa yang memerlukan kita untuk berada seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat berkembang, ditambah pula dengan wabak pandemik yang melanda dunia pada masa kini.

“Berikutan daripada sebuah inisiatif nasional yang dilancarkan oleh Perdana Menteri Malaysia yang ke-8, iaitu MyDigital, ia telah memberikan suatu semangat kepada saya untuk membantu pihak USM bagi mencapai 100 peratus pelaksanaan kerja secara digital kerana saya percaya, ia dapat memberikan banyak faedah kepada sesebuah institusi itu sendiri.”

Katanya, persediaan yang rapi dan lebih awal sangatlah baik dalam membantu diri kita mahupun sesebuah institusi itu sendiri supaya pelaksanaan pendigitalan ini dapat dimanfaatkan secara sepenuhnya.

“Terdapat 6 persediaan yang perlu kita titikberatkan iaitu mengikuti kursus dan latihan berasaskan ICT; mengikuti segala ceramah perkongsian dan penguasaan ilmu pengetahuan digital; mengguna pakai kemudahan sistem dan teknologi sebaik mungkin; sentiasa berfikiran positif dalam penerimaan perubahan era baharu; mengambil tahu tentang peranan pihak pengurusan dan pentadbiran; dan akhir sekali, menambah baik dan mengembangkan kemudahan teknologi dan sistem sedia ada.”

“Selama 36 tahun perkhidmatan saya bersama USM, saya percaya pendigitalan dokumen merupakan antara perkara yang perlu diutamakan kerana ia dapat memelihara dokumen daripada risiko kerosakan salah pengendalian dengan menyediakan dalam bentuk digital, serta dapat memelihara format bagi keperluan untuk dimigrasikan ke dalam format yang relevan pada masa akan datang.”

Yusoff berkata, terdapat pelbagai kelebihan yang dapat diperolehi sekiranya pihak USM menjalankan pelaksanaan pengurusan pendigitalan dokumen secara menyeluruh.

Katanya, kelebihan seperti memudahkan pengguna untuk mengakses fail; mengurangkan penggunaan kertas; dapat diakses tanpa sempadan tenaga, masa dan tempat; penjimatan sumber manusia, ruang masa dan kos; dan lain-lain lagi perlu dipandang serius agar ia dapat dilaksanakan dalam skala yang besar.

Menurutnya, lima faktor utama yang menentukan sama ada pendigitalan dokumen ini berjaya dilakukan atau tidak di sesebuah institusi ialah: 1. Komitmen pengurusan, 2. Keperluan dasar dan garis panduan, 3. Peralatan, kewangan dan latihan, 4. Keuntungan organisasi, dan 5. Kepuasan bekerja.

“Selain itu, berdasarkan pengalaman saya di dalam bidang menyimpan rekod, kaedah kerja terdahulu sangatlah mengambil masa yang lebih panjang serta perlu melalui proses yang lebih rumit, oleh itu saya lebih mengesyorkan penggunaan merekod data secara digital kerana ia mempunyai faedah yang tersendiri.”

“Di sini ingin saya kongsikan pula kegunaan dan faedah pengumpulan data, yang pertama ialah perancangan masa depan atau penentuan dasar; kedua ialah pemantauan terhadap perancangan dan kawalan; ketiga ialah dasar penilaian sesuatu perkara; serta yang terakhir ialah membantu dalam pengambilan dan penentuan keputusan,” katanya.

Di dalam slot terakhir syarahannya, beliau turut kongsikan usaha yang sedang dijalankan oleh pihak USM, iaitu pembangunan MyStudent@USM dan Campusonline.

Beliau menggariskan terdapat 4 fasa di dalam pelaksanaan projek ini serta ia dijangka mampu memberikan impak yang besar kepada pihak USM dan mungkin dapat dilaksanakan secara menyeluruh pada hujung tahun 2024.

Penganjuran program Siri Syarahan Pentadbir USM ini merupakan satu inisiatif dalam memperkasakan bakat pentadbir melalui aspek mentoring dan coaching bagi pemerkasaan pelan penggantian Universiti di samping memantapkan Kompetensi Teras dalam kalangan Kumpulan Pengurusan & Profesional.

Teks: Mohamed Hadri Iman Mohamed Hazli