USM PULAU PINANG, 26 Julai 2021 - Seseorang pegawai tadbir universiti adalah individu yang penting dalam melancarkan urusan pentadbiran sesebuah universiti dan merupakan tempat rujukan di Pusat Tanggungjawab itu dalam urusan kelangsungan jabatan.

Demikian antara intipati umum bagi Forum Pemantapan Pegawai Tadbir ke Arah Kecemerlangan Pentadbiran Universiti yang diadakan pada hari ini secara live Webex.

Sesi ini dilaksanakan oleh Moderator iaitu Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Sumber Manusia Jabatan Pendaftar, Erman Kamal Mustafa Kamal; dan tiga panel terdiri daripada Ketua Timbalan Pendaftar Kanan Pejabat USM-Digital Jabatan Pendaftar, Tuan Haji Yusoff Abdullah; Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar & Alumni, Mohamad Abdullah; dan Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian Sumber Manusia Jabatan Pendaftar Mohd Azizudin Mohd Shariff.

Pengarah Pusat Transformasi Insan USM, Roslan Ismail berkata, forum ini lebih menjurus kepada perkongsian berkaitan pengetahun, pengalaman dan kepakaran oleh pegawai tadbir universiti (PTU) senior.

"Penganjuran forum ini adalah untuk memberi ruang kepada PTU untuk berinteraksi dan terus cemerlang melalui perkongsian yang diberikan, dan untuk merapatkan ukhwah antara PTU demi pembangunan kecemerlangan universiti melalui pentadbiran," katanya ketika menyampaikan ucapan alu-aluan selaku penganjur program.

KAKITANGAN ASET ORGANISASI YANG PALING BERNILAI

Menurut panel pertama, Tuan Haji Yusoff, organisasi perlu sentiasa peka kepada perubahan yang berlaku dengan memastikan kebolehupayaan untuk menangani perubahan agar kekal relevan.

Kecemerlangan memerlukan pengorbanan, dedikasi, kesungguhan, kesabaran, iltizam, kepimpinan dan pelbagai lagi sikap dan sahsiah yang positif," katanya yang telah berkhidmat selama 35 tahun di USM.

Tambahnya, kakitangan adalah aset yang paling bernilai dalam satu organisasi dan organisasi memerlukan kakitangan yang berpengetahuan, berpengalaman dan berkemahiran serta mempunyai atitud yang baik.

"Antara tugas pentadbiran ialah merancang, mengelola, mengurus, mengarah, menyelaras, membuat keputusan, melapor, menilai dan boleh dirumuskan proses pentadbiran melibatkan merancang, membuat keputusan, berkomunikasi, mengawal dan juga menilai," ujarnya lagi yang menjadikan visi dan misi universiti sebagai penghayatan untuk terus kehadapan.

Tuan Haji Yusoff juga berkongsi antara langkah untuk menjadi cemerlang, pentadbir perlu memainkan peranan kepada langkah-langkah antaranya menghayati misi dan visi universiti; seterusnya perancangan; dan diikuti oleh kompetensi dan keupayaan; seterusnya pemantauan; dan akhirnya mengenal pasti adab dan akhlak yang terpuji.

FAHAMI APA KECEMERLANGAN YANG INGIN DICAPAI OLEH DIRI SENDIRI

Seterusnya, panel kedua, Mohamad Abdullah pula berkongsi mengenai '10 A's of personal excellence' iaitu rahsia kecemerlangan seseorang pegawai tadbir perlulah dibangunkan oleh individu itu sendiri dan beliau perlu percaya dan faham tentang apakah kecemerlangan yang ingin dicapai. Sepuluh A’s itu adalah:

1. Awareness (kesedaran)
2. Attitude (sikap)
3. Action (tindakan)
4. Ability (kemampuan)
5. Aim (sasaran)
6. Adaptability (kebolehsuaian)
7. Affability (kesesuaian)
8. Accountability (akauntabiliti)
9. Achievement (kejayaan)
10. Appreciation (penghargaan)

"Untuk memahami kecemerlangan kita perlulah mengetahui kepentingan utama dan tekanan yang dialami dalam organisasi; berkomunikasi secara jelas tentang keperluan dan sasaran yang hendak dicapai; membina jaringan sebanyak yang mungkin dan jaga hati semua orang; memahami strategi perundingan dan hemah yang tinggi; serta mengukuhkan perhubungan dengan semua orang," jelas anak jati Kedah yang telah bersama USM selama 32 tahun.

Tambahnya, antara rahsia kejayaan seorang pentadbir adalah untuk menjadi diri sendiri (be yourself); bertanggungjawab; terbuka dan bersedia menerima perubahan; berani mengambil risiko apabila membuat sesuatu keputusan/tindakan; membina hubungan dan sokongan daripada sekeliling; dan terus belajar, belajar dan belajar.

BERSEDIA DEPANI CABARAN DAN SENTIASA MENUNTUT ILMU  

Panel terakhir pula, Mohd Azizudin berkongsi pengalamannya selama 20 tahun di USM yang penuh dengan cabaran dan ilmu yang sentiasa berterusan untuk dipelajari serta pengalaman berharga untuk diingati.

"Karakter seorang PTU yang berwibawa dan berkualiti termasuk bertanggungjawab; berdisplin; mempunyai kebolehan mengelola; mempunyai pemikiran untuk perancangan jangka masa sederhana/panjang; melakukan tugasan dengan cepat tetapi betul; kebolehan membuat keputusan; berani memberi pandangan; ketegasan mengikut kesesuaian; berkomunikasi dengan berkesan; mempunyai kebolehan mendengar dan berunding; pendokumentasian yang baik; mengakui kehebatan/kecekapan staf bawahan/sekerja; dan kebolehan menerima teguran dan mengakui kesilapan serta memohon maaf," jelasnya.

Selain itu, beliau juga berkongsi mengenai pelbagai cabaran yang perlu ditempuhi sebagai seorang pentadbir semasa pengoperasian pentadbiran Pusat Tanggungjawab yang menjadikannya seorang yang lebih berpengalaman kini dan membantu dalam pembinaan karakternya.

"Antara cabaran dan isu yang perlu ditangani dan dilalui PTU untuk masa kini adalah melibatkan governan, penjimatan sumber-sumber universiti, pencapaian universiti melalui KPI yang disasarkan, prestasi perkhidmatan staf, kenaikan pangkat, kebajikan staf dan lain-lain yang berkaitan,” ujarnya lagi.

Lebih 150 PTU USM hadir ke sesi yang julung kali diadakan ini yang berlangsung selama 3 jam, dan turut dihadiri Pendaftar USM, Dr. Musa Ali.

Teks: Hafiz Meah Ghouse Meah