1. Perkongsian perasaan setelah mendapat berita dilantik sebagai Pendaftar ke-9 USM.

Sudah tentunya saya berasa amat terharu kerana saya juga ialah bekas pelajar USM. Saya tahu institusi Pendaftar adalah satu jabatan yang sangat penting untuk Universiti. Saya menerima berita ini sebagai satu takdir dan InsyaAllah, saya akan berusaha sebaik mungkin untuk membantu pihak pengurusan Universiti bersama-sama semua staf USM bagi membolehkan Universiti ini menjadi institusi yang unggul seperti yang disasarkan selaku Universiti pertama dipilih dalam Program Pemacuan Untuk Kecemerlangan (Apex) di Malaysia.

2. Perkara pertama yang dirancang untuk dilakukan selaras dengan tugas baru Dr. Musa?

Perkara pertama yang sangat penting adalah untuk melihat kepada plan strategik Universiti. Secara kebetulan USM sedang dalam rangka menilai semula plan strategiknya dan saya adalah antara individu yang terlibat dalam proses berkenaan. Sememangnya plan strategik Universiti akan ditambah baik mengikut keadaan semasa namun perkara kritikal pada pandangan saya adalah untuk memastikan kita mempunyai plan tindakan. Saya bukan sekadar melihat kepada USM namun dalam kebanyakan agensi, mereka mempunyai plan strategik namun ia tidak disokong oleh plan perniagaan serta plan tindakan dan ini akan menyebabkan wujudnya lompong di antara perancangan dengan keadaan sebenar (actual).

Yang kedua adalah melihat kepada peringkat paling bawah apakah sebenarnya yang berlaku. Maklumbalas penting berkenaan akar umbi ini saya peroleh melalui lawatan ke pusat-pusat perkhidmatan yang strategik terutamanya yang memberikan perkhidmatan kepada pelajar dan staf.  Hal ini yang berlaku dalam tempoh tiga hari petama saya sebagai Pendaftar USM, selain kunjungan hormat kepada pengurusan tertinggi bagi mendapatkan maklumbalas dan harapan (expectation) semua pihak kepada pendaftar.

3. Apakah perancangan utama untuk 2018 yang dirasakan paling kritikal untuk dilaksanakan dan dijayakan.

Paling kritikal dan perlu dilihat secara bersama ialah soal efisiensi dalam memberikan perkhidmatan. Kualiti penyampaian perkhidmatan adalah antara faktor penting dalam konteks ini. Ini bermakna, aspek penyampaian perkhidmatan perlu diperkukuhkan. Kebiasaannya yang berlaku dalam mana-mana agensi, bukan sekadar USM, kita mempunyai Prosedur Operasi Standard (SOP) dalam tadbir urus tetapi ia terhad kepada satu-satu bahagian atau unit. Justeru kritikal di sini untuk kita wujudkan penghubung di antara jurang yang ada di antara satu-satu bahagian, unit mahupun jabatan dalam USM ini.  Perkara ini akan dilihat secara spesifik melalui satu task force penyampaian perkhidmatan secara bersama.

Task force ini akan melihat apakah core business yang utama dalam Universiti. Kita akan melihat segenap faktor, antaranya menilai semula proses kerja yang terlibat dalam konteks lebih menyeluruh dan bukan lagi melalui dimensi bahagian/jabatan mahupun unit supaya ianya dapat ditambah baik secara lebih efisien. Aspek kualiti penyampaian perkhidmatan ini turut akan dilengkapi dengan sokongan sistem teknologi maklumat (ICT), umpamanya sistem pemantauan. Contohnya apabila sesuatu organisasi itu mempunyai perancangan, kemudian mereka melaksanakan perancangan maka perlu diwujudkan aspek pemantauan. Pemantauan ini pula tidak boleh dilakukan secara manual dan mesti diperkukuhkan dengan sokongan sistem ICT. Melalui pengalaman saya, apabila kita mempunya ketiga-tiga aspek ini iaitu perancangan, pelaksanaan dan pemantauan dan ianya pula dihubungkaitkan dengan sistem pangkalan data, semestinya kita akan dapat memperbaiki prestasi dan pencapaian dengan lebih baik.

Peningkatan kecekapan akan memberi manfaat ke arah menambah baik kualiti penyampaian perkhidmatan, selain membolehkan USM menjimatkan kos dan memberi perkhidmatan berkualiti kepada pelanggannya termasuk staf dan pelajar USM.

4. Dengan pengalaman luas Dr. Musa dalam hal-hal berkaitan pembangunan sumber manusia, latihan dan kepimpinan, adakah Dr. Musa mempunyai keyakinan bahawa USM dapat menjadi satu organisasi yang mempunyai tahap tadbir urus yang tinggi dan berkredibiliti?

USM mempunyai sejarah kecemerlangan yang sangat lama. Kita bukan sekadar melahirkan graduan-graduan yang diiktiraf di dunia, hasil penyelidikan dan penerbitan berkualiti tetapi kita juga mempunyai tadbir urus yang tidak kurang hebatnya. Apa yang diperlukan ialah kita perlu mengekalkan momentum itu dan menjadikannya satu budaya. Untuk menjadikannya ke tahap budaya, kita perlu melihat kepada aspek yang pertama iaitu (allign)-sejajarkan perkara yang kita buat supaya setiap perkara yang dilakukan itu dapat menjawab isu di peringkat nasional dan adakah ia memberi outcome di peringkat antarabangsa melalui manfaat komuniti dan sebagainya. Hal-hal sebegini adalah antara outcome-based yang sepatutnya berlaku.

Dalam kita mendepani masalah global seperti penguncupan belanjawan pula, kita perlu sedar  bahawa fenomenan ini berlaku di seluruh dunia. Di negara-negara maju misalnya, kerajaan akan mengurangkan belanjawan kepada universiti dengan hasrat Universiti dapat menjana sebahagian dari dananya melalui penjanaan kewangan. Di sinilah kita memerlukan budaya orientasi perniagaan yang mana dalam setiap perkara yang kita buat perlu difikirkan aspek business orientation, soal penjimatan, soal menjana kewangan dan hal ini akan berbalik kepada tahap efisien organisasi. Fokus utama kita adalah untuk memastikan tahap kompetensi yang kita ada relevan dengan apa yang diharapkan oleh pemegang taruh iaitu masyarakat dan negara. Hal ini jika dapat diperkukuhkan sudah tentunya USM bukan sekadar mempunyai satu tadbir urus yang cemerlang tetapi menjadi contoh kepada masyarakat di negara ini dan antarabangsa.

5. Umum mengetahui bahawa nisbah/ratio di antara kakitangan akademik dengan pentadbiran dilihat mempunyai jurang yang agak besar. Bagaimana Dr. Musa melihat perkara ini dan apakah langkah terbaik dalam mengatasi isu ini?

Diakui USM mempunyai nisbah staf akademik dengan bukan akademik yang agak besar dan kertas cadangan telah dibentang di peringkat LGU untuk kita mengambil inisiatif bagi memperbaiki ratio berkenaan. Secara kesimpulannya, perkara ini sedang dalam tindakan oleh Bahagian Sumber Manusia dan kita juga telah berjaya mencapai perkara yang dipersetujui dalam mesyuarat LGU iaitu mengurangkan nisbah dari 1:2.68 pada tahun 2014 kepada 1:2.31 pada 2017 (tidak termasuk Hospital USM).

Nisbah sasaran kita pada tahun 2020 pula adalah 1:2, walaupun ia bukan satu nisbah yang cukup baik namun pada hemat saya ia bukan hanya soal nisbah, sebaliknya kualiti. Kalau kita mempunyai nisbah yang baik sekalipun jika tidak berkualiti ia tidak akan membawa apa-apa makna. Jadi tumpuan adalah kepada usaha membina dan mengasah bakat yang kita ada supaya dapat memberi perkhidmatan yang terbaik. Dalam konteks ini kita akan sedaya- upaya memberi kemudahan kepada staf termasuk dalam menyediakan keperluan latihan. Jika kita mahu strategikan pembangunan staf, tumpuan adalah pada staf yang sedia ada. Fokus kita tidak hanya melihat kepada nisbah semata-mata sebaliknya mengambil inisiatif untuk memastikan pembangunan kualiti bakat yang ada dapat dilihat secara sistematik.

Kita turut mempunyai penanda aras tertentu melalui amalan terbaik yang dipraktikkan oleh rakan strategik di peringkat antarabangsa. Umpamanya dalam aspek pembangunan kompetensi, USM akan bergerak dengan rakan pintar dari Eropah dan United Kingdom yang telah pun mempunyai pengalaman yang sangat baik dalam konteks ini. Kita akan mewujudkan competency framework for higher education dan sudah semestinya perkara itu akan diberi tumpuan.

6. Apakah harapan Dr. Musa selaku Pendaftar ke-9 USM?

Pertamanya, dengan amanah yang diberikan ini saya amat berharap agar mendapat kerjasama sepenuhnya dari semua pihak termasuklah pengurusan tertinggi, rakan sejawat dan staf-staf USM di pelbagai peringkat. Keduanya, harapan adalah untuk melihat warga USM bergerak sebagai satu pasukan. Kita sudah tidak boleh lagi bergerak secara bersendirian dan dalam konteks ini saya mengharapkan bukan sahaja kerjasama dari semua pihak tetapi juga komitmen tinggi untuk mencapai matlamat yang kita inginkan.

Kita juga perlu bersedia bertindak dalam paradigma yang baru. Kalau kita bergerak secara berpasukan tetapi dalam paradigma yang lama, mungkin kita juga tidak akan mampu mencapai matlamat yang diharapkan.

7. Saranan kepada pentadbir USM

Dalam kita memberikan perkhidmatan dan dalam apa jua perkara yang dibuat, jangan sesekali menganggap USM hanyalah tempat mencari makan. USM adalah satu institusi pembelajaran. Jika kita perlu belajar maka lakukanlah dengan bertanya kepada orang sekeliling termasuk rakan setugas mahupun dengan mereka yang lebih berpengalaman. Pentadbir seharusnya mempunyai sikap yang positif terhadap apa juga tugas yang diberikan. Lakukan setiap tugas dengan kaedah yang betul dan bersistematik. Di USM kita mempunyai 10,000 staf termasuk rakan mentor, rakan akademik dan jangan sesekali beranggapan bahawa sebagai seorang pentadbir kita tidak penting kepada Universiti. Berdasarkan pengalaman saya, jika kita melakukan sesuatu perkara dengan ikhlas dan bersistematik, kita bukan sekadar mendapat pengiktirafan Universiti malah dapat pula menyumbang kepada masyarakat di luar dan dalam masa yang sama akan mendapat sokongan dari rakan-rakan di dalam negara mahupun di luar negara.

Justeru yang penting di sini adalah dalam setiap perkara yang dilakukan, kita perlu meletakkan penanda aras yang tinggi. Sejarah telah membuktikan pentadbir juga banyak membantu dalam memetakan kejayaan Universiti di persada dunia dalam apa jua bidang sekalipun. Saya amat yakin pentadbir USM juga mampu melakukannya.

8. Pendapat Dr. Musa untuk para pentadbir mendepani cabaran Revolusi Industri Ke-4 (4IR)?

Kita tidak dapat lari daripada hakikat bahawa teknologi bergerak sangat pantas. Apa yang berlaku dalam teknologi juga telah dan akan memberi perubahan besar kepada cara kita bekerja. Dalam konteks ini, kita memerlukan satu perancangan yang menyeluruh. Pendapat peribadi saya menyatakan kita jangan overreact dengan apa yang berlaku. Tindakan kita terhadap perubahan yang dikatakan akan berlaku atau sedang berlaku ini perlu dibuat secara sedar dan sistematik supaya tidak mengundang risiko lebih tinggi di masa hadapan. Kita perlu bersedia tetapi jangan overreact.