PULAU PINANG, 6 Ogos 2015 – Proses pembayaran adalah antara tanggungjawab utama di Jabatan Bendahari. Masalah kelewatan  proses pembayaran kepada pembekal adalah kritikal dan kesannya akan memburukkan imej jabatan.

Untuk memperkemaskan proses tersebut,  Kumpulan G-Nius dari Jabatan Bendahari, Kampus Kesihatan Universiti Sains Malaysia (USM) mengambil inisiatif memperkenalkan inovasi untuk mempermudahkan proses pembayaran yang dibentangkan dalam Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK) 2015 di sini baru-baru ini.

Menurut Penolong Akauntan Kanan (Unit kewangan Penyelidikan & Lain-lain Kumpulan Wang) selaku Ketua Kumpulan G-Nius, Dan Heng Luan, 54, proses bayaran tersebut telah diguna pakai di Kampus Kesihatan tahun lalu, malahan penyerahan projek tersebut telah dilakukan pada 15 Oktober 2014 yang lepas.

“G-Nius telah menghasilkan kaedah baharu untuk mengatasi masalah kelewatan proses bayaran kepada pembekal dengan mencapai tahap keakuran bayaran sehingga 97% berbanding sebelum projek hanya sebanyak 65% dengan beberapa langkah baharu bagi melicinkan proses tersebut,"jelasnya..

Tambahnya lagi, cadangan untuk mengguna pakai sistem berkenaan di kampus-kampus USM yang lain telah mendapat kelulusan Pemangku Bendahari, Dr. Rohayati Mohd. Isa yang boleh dilaksanakan selewat-lewatnya hujung tahun ini. 

"Antara langkah baharu yang telah dicetuskan bagi melicinkan proses bayaran ialah senarai semak akan dimasukkan tarikh sasaran di setiap peringkat, senarai semak akan dibahagikan kepada dua peringkat iaitu peringkat permulaan dan peringkat akhir, mewujudkan zon berpusat untuk tandatangan dokumen Interbank GIRO (IBG)/Cek untuk memastikan dokumen bayaran lebih terkawal dan mudah dikesan," kata Dan. 

Langkah baharu yang lain pula ialah dokumen IBG akan dimasukkan di tray yang telah dikhaskan untuk setiap pegawai untuk tujuan semakan dan tandatangan, penggunaan tag keutamaan (warna hijau) adalah bagi baucer yang gagal mencapai tarikh sasaran, mewujudkan “Express Lane” dan “tray khas” untuk baucer yang menggunakan tag keutamaan supaya baucer tersebut terus diproses dengan segera, menganalisa prestasi bayaran setiap bulan dan mengenalpasti punca masalah berlaku di peringkat mana melalui keratan senarai semak permulaan dan terakhir.

Katanya lagi, projek tersebut juga merangkumi kaedah pemantauan bil/invois yang dikembalikan ke pusat tanggungjawab supaya status pergerakan setiap bil dapat dikenalpasti dan melalui kaedah ini juga baucer-baucer yang tercicir mahupun terselit pada setiap bulan dapat dikesan selain membantu mengesan bil/invois yang telah diterima Pusat Tanggungjawab (PTJ) tetapi masih belum disediakan baucer oleh Pembantu Tadbir.

“Harapan kami agar sistem ini dapat diterima pakai di semua agensi-agensi kerajaan pada masa hadapan selain KIK merupakan platform terbaik dalam menjana inovasi di kalangan staf pentadbiran khususnya supaya lebih proaktif mendepani tugasan-tugasan hakiki di pejabat”, katanya lagi mewakili sembilan orang ahli kumpulan yang lain," tegas Dan.

Sebanyak enam kumpulan menyertai KIK 2015 kali ini dengan dua kategori utama dipertandingkan iaitu Pengurusan dan Teknikal termasuklah G-nius (Pengurusan), Fast (Teknikal), The Newcomers (Pengurusan), Unique 10 (Pengurusan), Paradigma (Pengurusan), dan Galaksi R-3 (Teknikal).

Penganjuran KIK 2015 ini merupakan penanda aras dan pelantar bagi menyemarakkan lagi budaya inovasi dalam kalangan warga kampus secara keseluruhan serta membantu memupuk kreativiti dan inovasi bagi membangunkan potensi individu secara holistik dan bersepadu.

Dalam KIK 2015 baru-baru ini, kumpulan G-Nius telah menjadi Naib Johan bagi kategori pengurusan dan membawa pulang hadiah wang tunai RM200 beserta piala iringan. Teks : Siti Naquiah Abdillah/Foto : Mohd. Fairus Md. Isa