USM PULAU PINANG, 9 Disember 2025 – Bengkel Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol USM Siri 2 anjuran Pusat Media dan Perhubungan Awam (MPRC) berlangsung di Hotel Eastin, sebagai kesinambungan usaha memperkukuh kefahaman warga universiti terhadap etiket, adab, dan imej dalam penganjuran majlis rasmi, di samping meningkatkan keupayaan PTJ mematuhi kriteria pengurusan majlis yang digariskan secara profesional.

Bengkel bertemakan "Adab dan Imej: Rahsia di Sebalik Majlis" itu memberikan pendedahan teori dan amali berhubung tatacara protokol, pengurusan tetamu kehormat, komunikasi rasmi serta etika berpakaian sebagai asas pembentukan imej organisasi yang berwibawa dan berhemah, dengan penekanan terhadap penetapan kriteria utama seperti atur cara, etika pakaian, jemputan, susunan tempat duduk, salutasi, persiapan lokasi, dan pelaksanaan majlis.

Seramai lebih 100 peserta menghadiri bengkel ini, mewakili dua orang staf yang dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa (AJK) Protokol dari setiap PTJ seperti yang ditetapkan oleh MPRC. 

Sebagai pembuka tirai bengkel, sesi pengenalan memberi tumpuan kepada kerangka protokol universiti serta peranan AJK Protokol PTJ dalam memastikan setiap majlis dilaksanakan mengikut ketetapan universiti.

Menurut Pengarah MPRC, Latifah Abdul Latif, dalam ucapan alu-aluan beliau, “penyelarasan protokol yang seragam amat penting dalam memastikan kelancaran setiap majlis rasmi universiti, dan bengkel ini dianjurkan bagi memperluas pengetahuan asas pengurusan serta protokol melalui pemindahan ilmu secara berstruktur kepada setiap AJK yang dilantik.”

Bengkel diteruskan dengan Sesi 1: Pengurusan Majlis, yang disampaikan oleh penceramah jemputan dari Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Jabatan Kerja Raya (JKR) Daerah Timur Laut, Fadzli Ahmad, dengan tumpuan kepada panduan asas pengurusan acara dan pematuhan protokol mengikut keperluan majlis, meliputi jenis-jenis majlis, penetapan kriteria acara, peranan urus setia dan elemen utama seperti kategori majlis, jemputan, kesesuaian lokasi, atur cara, dan keperluan teknikal.

Dalam sesi ini, Fadzli turut menghuraikan aspek teknikal penting seperti struktur jawatankuasa majlis, peranan jawatankuasa kecil, tatacara persiapan lokasi, keperluan raptai, serta pengurusan protokol asas yang menyokong kelancaran perjalanan acara, termasuk penetapan kedudukan tetamu berdasarkan susunan kekananan serta penyediaan atur cara yang tepat.

Peserta kemudian mengikuti Sesi 2: Konteks Protokol dalam Pengurusan secara berkumpulan melalui latihan amali yang turut dikendalikan oleh Fadzli, yang menjelaskan 20 Elemen Protokol dan 15 Elemen Etiket sebagai kunci kelancaran majlis, meliputi panggilan hormat, susunan keutamaan, susunan bendera, kedudukan gambar rasmi, peranan pegawai protokol, serta etika berpakaian dan kesopanan sosial yang diterapkan dalam setiap acara.

Melalui simulasi situasi sebenar, peserta dapat memahami dengan lebih jelas cara mengurus pergerakan tetamu, susunan tempat duduk majlis jamuan dan bukan jamuan, penyediaan salutasi, serta penyelarasan peranan penyambut tetamu dan pegawai pengiring dalam memastikan imej universiti terpelihara.

Selain itu, penekanan turut diberikan terhadap pemahaman mengenai adab dan imej sebagai komponen penting yang mencerminkan martabat organisasi, selari dengan elemen etiket seperti penampilan diri, tertib pertemuan, kesopanan berkomunikasi, dan etika jamuan yang digariskan sebagai sebahagian daripada 15 Elemen Etiket, selaras dengan usaha MPRC memperkasakan standard protokol universiti melalui latihan berkala.

Sepanjang sesi yang dijalankan, peserta diberi ruang untuk meningkatkan kemahiran pengurusan acara rasmi secara sistematik, selain memperkukuh koordinasi antara PTJ dalam memastikan setiap majlis universiti dipatuhi mengikut garis panduan protokol yang ditetapkan.

Bengkel tersebut diakhiri dengan harapan agar peserta dapat mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh di PTJ masing-masing bagi menyokong usaha universiti memantapkan budaya kerja berprotokol yang seragam dan beretika.

Teks: Shafinaz Md Ismail/Foto: MPRC