PULAU PINANG, 20 Januari 2025 – Pengurusan acara dan protokol merupakan elemen penting dalam memastikan kelancaran serta keberkesanan sesuatu majlis rasmi, khususnya di institusi pengajian tinggi seperti Universiti Sains Malaysia (USM).

Setiap acara, sama ada melibatkan tetamu kenamaan, delegasi antarabangsa, atau warga kampus, memerlukan penyelarasan yang sistematik, pematuhan kepada etiket rasmi, serta komunikasi yang jelas bagi menjaga imej dan profesionalisme universiti.

Di USM, Pusat Media dan Perhubungan Awam (MPRC) dipertanggungjawabkan untuk bertindak sebagai penyelaras komunikasi strategik universiti dan turut memastikan setiap majlis dianjurkan mengikut standard protokol yang ditetapkan.

Seiring dengan keperluan ini, USM, melalui MPRC, buat julung kalinya menganjurkan Bengkel Pengurusan Acara & Protokol bagi memperkasakan kefahaman serta kecekapan warga universiti dalam mengendalikan majlis dan acara rasmi mengikut standard protokol profesional.

 

Bengkel yang berlangsung di Dewan Bankuet USM ini dijalankan dalam dua sesi, dengan sesi pagi khusus untuk warga staf PTJ yang dihadiri oleh 90 peserta, merangkumi pengisian berkaitan pengurusan majlis dan pematuhan etiket rasmi bagi memperkukuh pengetahuan dalam bidang tersebut.

Manakala sesi petang yang dikhususkan kepada ahli jawatankuasa protokol persatuan pelajar dan dihadiri oleh lebih 60 peserta ini memberikan pendedahan yang lebih mendalam kepada pelajar dalam menguruskan protokol acara secara profesional.

Kedua-dua sesi ini bertujuan untuk memperkasa kemahiran pelaksanaan majlis rasmi dalam kalangan komuniti kampus serta menyeragamkan pemahaman berkenaan protokol universiti.

Pengarah MPRC, Latifah Abdul Latif, dalam ucapan aluan beliau, menegaskan peranan bengkel ini dalam membentuk pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengurusan majlis rasmi dan protokol di PTJ.

Beliau menjelaskan bahawa kefahaman dan pematuhan terhadap prosedur protokol bukan sahaja memastikan kelancaran majlis tetapi juga mencerminkan imej profesionalisme universiti di peringkat nasional dan antarabangsa.

"Melalui penganjuran bengkel ini, saya ingin memastikan para peserta memahami aspek penting dalam pengurusan acara dan protokol. Saya menekankan bahawa setiap PTJ perlu:

• ⁠ Merancang, mengurus, dan melaksanakan program atau majlis di PTJ masing-masing dengan lebih sistematik.
• ⁠ Menetapkan garis panduan tindakan yang melibatkan protokol sebelum, semasa, dan selepas majlis berlangsung supaya       selaras dengan dasar universiti.
• ⁠ ⁠Memastikan setiap majlis rasmi yang dianjurkan mematuhi etika dan peraturan yang telah ditetapkan.
• ⁠ Menyediakan khidmat nasihat dan konsultasi kepada PTJ bagi memastikan perancangan serta pelaksanaan majlis rasmi berjalan lancar dan berkesan," katanya.

  

Bengkel ini menampilkan beberapa sesi pembentangan yang memberi pendedahan dalam skop bidang kerja MPRC, termasuk Penyediaan dan Penyuntingan Teks Ucapan, Pengurusan Acara dan Protokol, Pengurusan Media, Penyediaan Poster, serta Pengurusan Media Sosial.

Setiap pembentangan merangkumi aspek strategik pengurusan acara, keutamaan protokol rasmi, penyelarasan media, serta kepentingan penghasilan bahan komunikasi yang efektif dalam penganjuran majlis.

Dalam usaha memperkukuh inisiatif pemindahan ilmu dan melancarkan perjalanan majlis, MPRC turut memperkenalkan e-Buku Etiket & Protokol yang memperincikan garis panduan pengurusan majlis rasmi di USM.

Buku ini bertujuan membantu PTJ memastikan setiap acara mematuhi amalan protokol yang ditetapkan, selain meningkatkan imej profesional USM di peringkat universiti, kebangsaan dan antarabangsa.

Sebagai pusat penyelarasan komunikasi dan imej korporat universiti, MPRC akan terus memainkan peranan dalam memperkasakan profesionalisme dalam pengurusan acara, sejajar dengan aspirasi USM untuk menjadi peneraju kecemerlangan pengajian tinggi.

Teks: Shafinaz Md Ismail/Suntingan: Tan Ewe Hoe/Foto: Fairuz Md Isa & Muhamad Faris Darwisy Mohammad Rafiq